档案工作管理办法

1. 目的

为了提高我馆档案管理水平，逐步实现档案管理工作规范化、标准化和现代化。

2. 适用范围

适用于本馆所有的档案管理工作。包括档案的归档、整理、保管、利用、统计和鉴定的管理原则。

3. 引用文件

3.1 《中华人民共和国文物保护法》；

3.2 《中华人民共和国档案法》；

3.3 《浙江省文物博物馆档案管理暂行办法》；

3.4 《中国丝绸博物馆档案归档范围及保管期限》

4. 档案术语

4.1 文件材料：部门或个人在开展各项馆务活动中直接形成的凭 证信息记录，其具体形式有文字、图形、音像等。

4.2 立卷：将办理完毕的具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类地组成基本的保管单位。

4.3 案卷：档案管理的基本个体单位，一般由若干份互有联系的文件组成。

4.4 案卷目录：按案卷排序逐惭著录案卷标题、保管期限、文件时间、文件页数等项目形成的登记册。

4.5 保管期限：对每个案卷所确定的保存年限。

5. 职责

        中国丝绸博物馆档案由办公室负责收集、整理、保管，并提供利用、统计、鉴定等工作，配置档案专业人员管理。各部门的档案工作做到有人兼管，对本部门形成的档案材料做到预先整理完善和归档工作。档案工作的成绩作为年度考核和评比的重要内容之一。

6. 程序要求

6.1 归档要求

6.1.1 文件材料的归档由各部门负责。组卷时，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，以便保管和利用。

6.1.2 在归档文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等同一问题的文件放在一起，不得分开。

6.1.3 不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在针对的一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。

6.1.4 卷内文件应区别不同情况进行排例，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。

6.1.5 归档文件必须划定保管期限。

6.1.6 文件材料要去掉金属物。书写不能不用圆珠笔或铅笔。

6.1.7 声像材料应用文字标出内容、时间、地点和责任人。

6.2 归档时间和归档手续

6.2.1 归档时间：档案归档，完成一件（或一个专题）归档一次，当年一季度前完成上年全部归档材料。

6.2.2 归档文件材料应填写“归档材料登记簿”，并且移交与接受双方正式签字，作为归档依据。

6.3 档案管理

6.3.1 档案工作人员在接受归档文件材料时，应逐件依据移交目录进行验收，对不符合档案案卷质量的应退回重新整理。

6.3.2 档案工作人员依据本馆档案的分类方案进行整理、分类编目、编写案卷说明以及检索工具。

6.4 档案的保管

6.4.1 根据所保存的档案数量，设置必要的档案专用库房和柜架，库房要有防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防虫鼠等设施。

6.4.2 根据工作需要增设温度计、去湿机和空调等设备，并认真填写温湿度记录，以便控制调节库房温湿度。

6.4.3 声像档案应相对单独存放，做到相对恒温、恒湿。

6.4.4 编制案卷（柜架）存放部位示意图。

6.4.5 档案工作应纳入本单位办公自动化管理工作范畴。

6.5 档案的利用

6.5.1 办公室应编制《案卷目录》等检索工具，以便档案的提供利用。

6.5.2 建立全宗卷，认真积累和编写本单位的全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇集和多种专题介绍等。

6.5.3 查阅档案必须严格履行手续，参见本馆《档案利用统计制度》。

6.5.4 办公室应及时、准确地掌握档案的利用效果，请利用者填写《档案利用效果登记表》，以便不断改进利用工作。

6.6 档案的统计

办公室应准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

6.7 档案的鉴定

6.7.1 本馆的档案鉴定工作应在分管本馆档案工作的领导主管下，由“档案鉴定小组”负责进行。

6.7.2 办公室按保管期限，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

7. 记录